Oui, toute personne qui loue un hébergement touristique en France doit faire remplir et signer une fiche individuelle de police à chaque client étranger, y compris les ressortissants de l'Union européenne. Cette obligation s'applique dès l'arrivée du voyageur, sans exception liée à la durée du séjour.
La fiche doit ensuite être conservée pendant six mois et n'est transmise aux forces de l'ordre que sur demande motivée, jamais de façon systématique. Le modèle officiel et les articles R.814-1 et suivants du Code de l'entrée et du séjour des étrangers encadrent précisément la marche à suivre. Voici ce qu'il faut retenir dès maintenant :
- Faire remplir la fiche à tout client étranger, quelle que soit sa nationalité
- Conserver le document six mois, sans le transmettre spontanément
- Utiliser le modèle du ministère de l'Intérieur pour éviter les oublis de champs
En bref:
- Toute personne louant un hébergement touristique en France doit faire remplir une fiche de police à chaque client étranger, sans exception, dès l'arrivée.
- La fiche doit être conservée pendant six mois et ne être transmise aux autorités que sur demande motivée, pour des raisons précises telles que troubles ou enquêtes.
- La réglementation concerne tous les hébergements meublés, y compris les hôtels, locations saisonnières et villages vacances, mais pas la location nue sans meuble.
- La fiche doit contenir des informations précises : nom, date et lieu de naissance, nationalité, domicile, contact, dates de séjour, et être signée au check-in.
- La gestion numérique de ces fiches doit respecter la sécurité, le chiffrement, et la traçabilité pour conformité RGPD, facilitant une collecte automatisée et sécurisée.
Table des matières
- Qui doit faire remplir une fiche de police hébergement ?
- Que doit contenir la fiche individuelle de police ?
- Combien de temps conserver la fiche et à qui la transmettre ?
- Papier ou dématérialisé : quelle organisation adopter au quotidien ?
- Que faire face à un client UE, un meublé de particulier ou un refus de remplir la fiche ?
- Comment automatiser la collecte sans perdre le contrôle juridique ?
- Ce qu'un exploitant retient après plusieurs saisons de gestion
- Automatiser la fiche de police sans sacrifier la conformité
- Points clés
- Sources
Qui doit faire remplir une fiche de police hébergement ?
L'obligation vise tous les exploitants qui accueillent une clientèle de passage, quelle que soit la taille de leur structure. Un hôtel de 200 chambres et un propriétaire qui loue un studio meublé sur Airbnb sont soumis exactement à la même règle.
Sont concernés :
- Les hôtels et résidences de tourisme
- Les meublés de tourisme et locations saisonnières, y compris entre particuliers
- Les gîtes ruraux et chambres d'hôtes
- Les campings et parcs résidentiels de loisirs
- Les auberges de jeunesse et villages vacances
Les locaux loués nus, sans meuble ni service hôtelier, échappent en revanche à cette obligation : la fiche de police concerne l'hébergement touristique meublé, pas la location d'habitation classique. Pour un groupe, chaque adulte remplit sa propre fiche. Les voyageurs de l'Union européenne ne sont pas dispensés, contrairement à une idée répandue chez certains loueurs. Un couple français et un couple allemand séjournant côte à côte dans le même gîte n'ont donc pas le même traitement : seul le second doit remplir la fiche.
Que doit contenir la fiche individuelle de police ?
Le formulaire suit une trame fixe, définie par le Code de l'entrée et du séjour des étrangers. Voici les informations à collecter, dans l'ordre où elles apparaissent généralement sur le modèle officiel :
- Nom et prénoms du voyageur
- Date et lieu de naissance
- Nationalité
- Domicile habituel
- Numéro de téléphone mobile
- Adresse électronique
- Date d'arrivée et date de départ prévue
Les enfants de moins de 15 ans n'ont pas besoin de fiche individuelle : ils peuvent figurer directement sur celle d'un accompagnant adulte, ce qui simplifie l'accueil des familles.
Conseil de pro : Comparez systématiquement les informations saisies avec la pièce d'identité présentée à l'arrivée. Une simple faute de frappe sur un nom ou une date de naissance rend la fiche inexploitable en cas de contrôle, et vous devrez la refaire signer.
Combien de temps conserver la fiche et à qui la transmettre ?
La règle est nette : chaque fiche reste dans vos archives pendant six mois, pas un jour de plus, pas un jour de moins. Passé ce délai, rien ne vous oblige à la garder.
Sur ces six mois de conservation, la transmission aux autorités reste l'exception, jamais la norme : elle n'intervient que sur demande motivée des services de police ou de gendarmerie, pour l'un de ces trois motifs précis.
- Prévention des troubles à l'ordre public
- Enquête judiciaire en cours
- Recherche dans l'intérêt d'une personne (personne disparue, par exemple)
La remise peut se faire en version papier ou par voie électronique sécurisée, selon ce que demande l'autorité requérante. Dans tous les cas, seuls les services habilités peuvent en obtenir communication : ni un voisin curieux, ni une agence privée, ni même le propriétaire d'un bien géré par un tiers n'ont accès à ce fichier hors cadre légal.
Papier ou dématérialisé : quelle organisation adopter au quotidien ?
Rien n'interdit de numériser tout le processus, à condition de respecter certaines exigences de sécurité et de confidentialité liées au traitement des données personnelles. La fiche papier reste valable, mais elle multiplie les manipulations et les risques de perte.
Trois leviers rendent la collecte plus fluide sans rogner sur la conformité :
- Intégrer les champs requis dans le formulaire de réservation, pour que le voyageur les renseigne avant son arrivée
- Ajouter une clause dans vos conditions générales de vente informant le client de cette obligation légale
- Exiger une signature, physique ou électronique, avec une preuve horodatée conservée en parallèle du document
Conseil de pro : Ne vous contentez jamais d'un simple e-mail de pré-remplissage. Sans signature au moment du check-in, la fiche perd sa valeur probante si les autorités la réclament.
Que faire face à un client UE, un meublé de particulier ou un refus de remplir la fiche ?
Un ressortissant belge, espagnol ou allemand reste soumis à la même obligation qu'un touriste américain ou japonais : la nationalité européenne ne dispense de rien. Un particulier qui loue occasionnellement son appartement sur une plateforme porte exactement la même responsabilité qu'un exploitant professionnel, ce que beaucoup découvrent trop tard.
Face à un client qui refuse de remplir la fiche, la loi est de votre côté :
- Le refus du voyageur autorise l'exploitant à refuser purement et simplement la location
- Mentionner cette règle dans votre règlement intérieur ou vos conditions de vente évite toute ambiguïté au moment de l'accueil
- Informer le client de son droit d'accès et de rectification des données le concernant reste une bonne pratique, même si elle n'est pas toujours formalisée par écrit
Comment automatiser la collecte sans perdre le contrôle juridique ?
Un flux de collecte bien pensé suit une logique simple, de la réservation jusqu'à l'archivage. Voici l'enchaînement qui limite les oublis et l'attente à l'arrivée :
- Réservation : le voyageur renseigne ses informations dans le formulaire en ligne
- Pré-collecte : les données sont vérifiées et complétées avant le jour J
- Signature au check-in : validation physique ou électronique, avec horodatage
- Stockage sécurisé : chiffrement et accès restreint aux seules personnes habilitées
- Journalisation : traçabilité de qui a consulté ou transmis le document, et quand
Le stockage dématérialisé des fiches est autorisé dès lors que le dispositif respecte les règles de sécurité et de confidentialité prévues par la réglementation sur les données personnelles.
Sur le plan RGPD, trois points méritent une vérification systématique : un contrat de traitement des données avec votre prestataire technique, un chiffrement effectif des fichiers stockés, et une durée de conservation strictement limitée à six mois. Ce cadre, une fois posé, élimine la plupart des frictions à l'accueil.
Ce qu'un exploitant retient après plusieurs saisons de gestion
Après plusieurs saisons à gérer des arrivées échelonnées, la vraie difficulté n'est jamais la loi elle-même, elle est simple à comprendre. C'est la discipline du quotidien : ne jamais laisser un check-in filer sans la fiche signée. Préparez le modèle officiel à l'avance, testez un flux dématérialisé avant la haute saison, formez chaque personne qui accueille des voyageurs. Documentez votre process en interne : c'est ce qui vous sauvera le jour d'un contrôle.
— Kays
Automatiser la fiche de police sans sacrifier la conformité
Entre le papier qui s'égare et le tableur bricolé pour suivre les arrivées, beaucoup de gestionnaires finissent par consacrer un temps disproportionné à une formalité pourtant simple sur le papier. Hostiaa, plateforme française de gestion de conciergerie, intègre la collecte des données voyageurs directement dans le flux de réservation et de check-in automatique, avec un stockage sécurisé et une traçabilité complète des accès.
Concrètement, les informations requises pour la fiche individuelle de police peuvent être pré-collectées en amont du séjour, puis validées par signature au moment de l'arrivée, sans rupture dans le parcours du voyageur. Le portail propriétaire centralise ensuite ces documents aux côtés du reste de la gestion locative, avec un hébergement des données en France et un support en français, un vrai atout quand un contrôle exige une réponse rapide. Si vous gérez plusieurs biens et que la collecte manuelle vous prend un temps précieux chaque semaine, testez gratuitement Hostiaa pour voir comment le check-in automatique s'articule avec vos obligations légales.
Points clés
La conformité de la fiche de police hébergement repose sur trois piliers : collecte complète des données, conservation limitée à six mois, transmission strictement encadrée par la loi.
| Point | Détails |
|---|---|
| Obligation universelle | Tout client étranger, y compris les ressortissants de l'Union européenne, doit remplir une fiche. |
| Champs à collecter | Nom, date et lieu de naissance, nationalité, domicile, contact et dates de séjour sont obligatoires. |
| Durée de conservation | La fiche reste archivée six mois, sans transmission spontanée aux autorités. |
| Droit de refus | Un client qui refuse de remplir la fiche peut se voir refuser la location. |
| Automatisation possible | Hostiaa intègre la collecte des données dans le flux de réservation et sécurise leur stockage. |
Liens officiels et modèles
Téléchargez le modèle officiel de fiche sur Service-public, en français et en anglais. Pour le détail réglementaire, consultez les articles R.814-1 et suivants du Code de l'entrée et du séjour des étrangers.
Sources
- Qui doit faire remplir une fiche individuelle de police à un touriste étranger ? | Service Public
- Code de l'entrée et du séjour des étrangers et du droit d'asile — Article R814-1